Verplicht digitaal

Moet jouw dossier worden ingediend bij de deputatie van de provincie? Zo ja, dan ben je vanaf 1 januari 2018 verplicht om het dossier digitaal in te dienen via het omgevingsloket www.omgevingsloket.be. Jouw dossier volgt dan automatisch ook de procedures van de omgevingsvergunning (en niet de oude procedures volgens het milieuvergunningendecreet of de VCRO – Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening).

Heeft jouw dossier betrekking op zowel stedenbouwkundige handelingen als de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit (m.a.w. milieuaspecten)? En zijn beide aspecten onlosmakelijk met elkaar verbonden? Dan moet je bovendien één gemengde aanvraag indienen, zo niet zal het omgevingsdossier onontvankelijk worden verklaard.

Herstappe en Voeren

Als je een omgevingsdossier moet indienen bij de provincie, ben je normaal gezien verplicht om dit digitaal in te dienen. Voor de faciliteitengemeenten Herstappe en Voeren heeft men echter een uitzondering gemaakt.

Het omgevingsloket voorziet (nog) niet in een Franstalige aanvraagmodule. Aanvragen die conform de taalwetgeving in het Frans worden opgesteld, moeten daarom niet digitaal worden ingediend. Deze dossiers mogen op papier – in twee exemplaren - worden ingediend, samen met een USB-stick. Je kunt het dossier aangetekend versturen naar de provincie Limburg, Directie Omgeving - Omgevingsvergunning, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt. Of je kunt het dossier ter plaatse komen indienen tegen ontvangstbewijs. 

Dossier indienen

Ja, ik wil een omgevingsdossier indienen bij de provincie. (Via deze link heb je rechtstreeks toegang tot het omgevingsloket om je dossier digitaal in te dienen.)

Denk eraan om eerst de dossiervergoeding te betalen aan de provincie, alvorens je het dossier digitaal indient. Het bewijs van overschrijving moet je immers aan je dossier toevoegen.

USB-stick

Aanvragen die conform de taalwetgeving in het Frans worden opgesteld, mogen voorlopig op papier worden ingediend. Aangezien de provincie is ingestapt in de omgevingsvergunning en zoveel mogelijk digitaal werkt, vragen we ook om alle informatie op een USB-stick toe te voegen aan het papieren dossier.

De aanvrager/exploitant is verantwoordelijk om het dossier gestructureerd aan te leveren op USB-stick. Met het dossier gaan immers vele partijen (gemeenten, adviesinstanties, provincie) aan de slag. Alle informatie in één keer inscannen en zo aanleveren op USB-stick wordt niet aanvaard.

Volgende vijf vuistregels helpen je op weg om je dossier op USB-stick te structureren.

1. Eén geheel
   Alle informatie van het dossier (zowel het ondertekende aanvraagformulier, de bijlagen, als de plannen) moet gebundeld op de USB-stick staan. Digitale informatie afzonderlijk via e-mail bezorgen, kan niet.
   
   
2. Scannen van meerdere documenten samen mag NIET
   Door de logische naamgeving per document krijgt een digitaal dossier een folderstructuur en ontstaat een werkbaar dossier.
   
   
3. Naamgeving zorgt voor een werkbaar dossier
   Geef een document een logische naam. Start de naam met het nummer van de bijlage van het aanvraagformulier (bv. A1 – situeringsplan).
   Neem alle nummers van het formulier in de naam op bij een document dat hoort bij meerdere bijlagen.
   Horen er meerdere documenten bij één bijlage van het aanvraagformulier, dan zijn er meerdere digitale documenten voor die bijlage.
   
   
4. Juiste formaten zijn essentieel
   De digitale informatie moet voor alle betrokken partijen (adviesinstanties, gemeente, …) raadpleegbaar zijn. Niet alle formaten zijn aanvaardbaar. Excel, PDF, Word, JPG en JPEG zijn formaten die aanvaardbaar zijn.
   Indien je een ander formaat wenst, neem dan contact op met de dossierbehandelaar.
   
   
5. Plannen bevatten een werkbare en correcte schaal
   Plannen omvatten meestal activiteiten op schaalgrootte omwille van afstandsregels. Schalen moeten ook op een digitaal plan ingetekend en correct zijn.
   Ingescande plannen voldoen hier niet aan, terwijl dit wel het geval is voor het formaat “ISO 24517-1:2008 (PDF 1.6 – PDF/E)”.
   Indien je een ander formaat wenst, neem dan contact op met de dossierbehandelaar.
   Zet op het inplantingsplan en de uitvoeringsplannen steeds een schaalbalk.